Après le retour en présentiel du Festival des harmonies, on a fait un retour sur les grandes leçons apprises dans ce premier événement "en vrai" depuis notre arrivée à la direction et la coordination de l'événement en 2019. Comme on sait que tout arrive toujours pour une raison dans la vie, on présente ces leçons dans une série de 6 épisodes. Dans nos organisations, nombreux sont les documents officiels comme les plans stratégiques, les contrats de toute sorte, les politiques de remboursement de billets (spectateurs), les consignes aux bénévoles ou les procès-verbaux de CA. De façon automatique, on collige ces informations dans des documents sans se poser la question : dois-je vraiment consigner ceci par écrit? Et pourtant, ce qui est important reste souvent dans notre tête! Les grandes échéances de l’année, nos valeurs, certaines de nos tâches les plus importantes. On omet souvent de mettre par écrit ce qui nous paraît évident. Et c’est une erreur! On a constaté qu’il devenait nécessaire de prendre conscience de cette tendance et d’éviter de : penser qu’on va s’en souvenir penser que c’est nous qui s’en occuperons la prochaine fois, penser que c’est évident croire qu’on est seul.e à en avoir besoin (si c’est déjà écrit, on n’aura qu’à copier/coller pour l’utiliser!) croire qu’on est irremplaçable ou immortel.le (viser être “ISO” et avoir des processus standardisés) détenir seul.e l’information (ex. l’information écrite vivant dans un dossier physique, dans nos courriels, dans un dossier sur notre disque dur d’ordi ou dans notre tête!!?!?!) Une matrice à la rescousse Mettre par écrit les informations importantes, c’est choisir de se tenir dans le cadran 2 de la Matrice de gestion du temps de Stephen Covey (qui permet de classer les tâches/activités selon leur importance ou non et leur urgence ou non). Le cadran 2, c’est l’endroit où vivent les tâches importantes et non urgentes (et il est malheureusement très peu visité. On a tendance à rester dans l’urgence, que ce soit important ou non. Ce que nous enseigne Covey, comme stratégie du cadran 2, c’est de standardiser les opérations. Il s’agit là de consigner par écrit les processus et de noter les choses qui sont évidentes (avant l'ère du cellulaire, as-tu déjà oublié le numéro de téléphone de tes parents ou de ta meilleure amie, ou même plus récemment ton NIP après le confinement??). Mon échéancier est-il assez? Avoir un échéancier bien défini, c’est pour nous une base (savoir les grands dossiers à traiter à quel moment de l’année et par qui. Mais même un échéancier bien garni doit être complété par des opérations standardisées. On se rend compte que certaines lignes de notre échéancier peuvent représenter plusieurs tâches liées à des dossiers différents dans notre système informatique et intégrant plusieurs interactions. Prendre pour acquis qu’on se souviendra des subtilités la prochaine fois qu’il faut refaire la tâche, c’est viser le mur en appuyant sur l’accélérateur… Flexibilité et révision Une fois qu’on a standardisé les opérations et qu’elles vivent par écrit, on doit comprendre que ça évoluera. Ces documents ne sont pas figés, ils doivent être vivants et flexibles. Si c’est figé, ce sera “tabletté”. C’est évolutif : oui, c’est de la structure, mais c’est flexible. Ce qu’on suggère ici, c’est d’appliquer la leçon de nos mères : “une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”…  en s’assurant que cette place soit écrite pour nos procédures, opérations et tâches! Si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)